Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Сегодня компании сталкиваются с необходимостью обработки огромного количества различных документов, и классификация является одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Чтобы упростить эту рутина и выполнить эту задачу более эффективно, многие компании решают проблему с помощью интеллектуальных решений, таких как программные комплексы, которые могут распознавать и классифицировать документы, а также извлекать данные и проверять их на правильность.

Автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему может существенно ускорить работу сотрудников и снизить процент ошибок. В некоторых случаях, программы могут не только распознавать документы, но и проверять их корректность. Также, с помощью функции автообучения, эти программы могут формировать автоответы для пользователей или направить заявку компетентному сотруднику, что значительно экономит время на обслуживание заявок.

Документы, которые могут быть обработаны, могут быть использованы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий. Существуют также решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для обработки информации, рекомендуется присмотреться к проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

ABBYY – одна из таких компаний. Они предлагают интеллектуальные решения для обработки и классификации документов, которые ускорят работу сотрудников и снизят процент ошибок. Благодаря этому, компании смогут упростить свою работу и сохранить время и трудозатраты на обработку документов.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях и подразделениях компаний. Они подходят для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетической и нефтегазовой отраслях.

ABBYY OCR позволяет точно конвертировать бумажные документы, сканы, фотографии и PDF-файлы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno - уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. Она производит полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря глубокому анализу значимая для компании информация становится более полной и качественной. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

ABBYY FlexiCapture Engine можно встроить в платформу клиента и использовать для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Решение позволяет классифицировать структурированные документы и неструктурированные документы, включая документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Использование ABBYY FlexiCapture Engine полезно финансовым организациям и компаниям с документооборотом.

ABBYY Smart Classifier SDK позволяет классифицировать неструктурированные текстовые документы на основе их содержания. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. Поток входящих запросов анализируется, определяются темы запросов и ответственные за их рассмотрение. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.

ABBYY предлагает три продукта, которые классифицируют документы в зависимости от персональных потребностей заказчика. Интеллектуальные решения ABBYY избавляют от ручной категоризации документов, быстро находят нужные документы и контролируют доступ к конфиденциальной информации. Решения повышают эффективность бизнес-процессов и улучшают качество обслуживания клиентов.

Фото: freepik.com