Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: технологии обработки информации
Истоки бухгалтерской отчетности уходят в глубокую историю. Еще 3600 лет до нашей эры, в Шумерском государстве, глиняные таблички использовались в качестве носителя информации. За последующие тысячелетия обработка бухгалтерских документов прошла несколько этапов развития.
Первый этап распространялся до второй половины XIX века и назывался «ручным». Информация собиралась и обрабатывалась только с помощью бумаги, пера и чернильницы. Это была эпоха толстых бухгалтерских книг и рукописных копий документов. Точность данных оставляла желать лучшего, поскольку человеческий фактор не мог не играть своей роли. К тому же информация в это время была плохо защищена, ее доставка осуществлялась либо по почте, либо курьерами, что не гарантировало стопроцентной надежности.
Второй этап, который получил название электромеханического, начался в 1831 году и продолжался до середины XX века. Изобретение первого электромагнитного реле и создание механического табулятора позволили обработку данных стать эффективнее. Появилась пишущая машинка, а почтовая система была модернизирована, что облегчило труд бухгалтеров и сделало информацию более защищенной.
В 1930 году на основе табуляторов в Питтсбурге (США) был создан прообраз первой вычислительной сети из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок. Эта сеть использовалась для расчетов с покупателями в одном из универмагов. Третий этап начался со второй половины XX века и связан с наступлением компьютерной эпохи. Появление первых ЭВМ сделало обработку бухгалтерских данных более эффективной. Технология обработки включала три важнейших компонента — учет, анализ и принятие решений. Копировальная техника и диктофоны помогли в работе, но объем бумажных документов все еще был огромным.
Четвертый этап наступил в XXI веке, и он связан с появлением интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации. Бумажные документы все чаще цифровизируются. Программы осуществляют важные этапы обработки и ввод данных без участия человека, что позволяет существенно снизить количество ошибок. Современные программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из любых типов бухгалтерских документов — счетов-фактур, контрактов, счетов. Способ их получения может быть любым — сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. ABBYY FlexiCapture - одно из программных решений, которое использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта.
ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии
В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.
С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture: Результаты на практике
Но что может предложить компания ABBYY FlexiCapture бизнесу? На практике решения компании ABBYY привели к достигнутым результатам. Примеры успеха из большого портфолио компании могут использоваться в качестве образцов.
PwC
Международная сеть компаний PwC, которая предоставляет услуги аудита, бизнес-консультирования, налогообложения, права, обучения и многие другие услуги по всему миру - это знакомая всем компания. За официальными услугам компании PwC Россиями обратились около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
В этом случае задача ABBYY заключалась в том, чтобы повысить эффективность работы и автоматизировать обработку финансовых документов, операционных данных и переноса информации в корпоративную информационную систему. Ранее бухгалтеры вручную обрабатывали первичные бухгалтерские документы и сравнивали их данные с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.
А для использования платформы ABBYY FlexiCapture был разработан поток обработки бухгалтерских документов. На начальном этапе внедрения были обработаны около 1000 документов для сравнения данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были также созданы шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
За сегодняшний день обработка документов бухгалтерами упрощена: необходимо всего лишь загрузить сканированные копии документов на сервер, а все последующие работы по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняются платформой.
В результате обработки финансовых документов ABBYY FlexiCapture нашли свое применение в PwC и значительно повысили эффективность процесса обработки данных. Многие сотрудники компании теперь могут свободно использовать свое время для намного более важных задач, которые также помогают им улучшать связь с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков в России – "Открытие". Компания занимает место в первой пятнадцатке крупнейших финансовых учреждений страны. Ежедневно сотрудники банка обрабатывали не менее 1500 документов – платежные поручения, платежные требования и т.д. Однако, ручная обработка документов усложняла и замедляла этот процесс. Кроме того, такой подход влек за собой большой риск ошибок, которые, в свою очередь, ставили под угрозу финансовую безопасность банка. В связи с этим руководство "Открытия" приняло решение оптимизировать процесс обработки данных, повысить его эффективность, а также сократить затраты рабочего времени.
В январе 2014 года банк внедрил программу ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а уже в марте того же года – в филиальной сети. Теперь данная программы используется на всех этапах – от сканирования до контроля бухгалтерских и финансовых документов, включая их верификацию. Автоматизация обработки документов полностью исключила возможность операционных ошибок или мошеннических действий, связанных с человеческим фактором. Кроме того, благодаря сокращению затрат времени на обработку, был снижен риск возникновения организационных и финансовых рисков.
Сотрудники, освобожденные от рутинной работы, теперь могут сосредоточиться на квалифицированной работе. Банк планирует дальнейшую автоматизацию процесса обработки поручений на совершение операций конвертирования, усовершенствование контроля за валютными расчетными документами и создание электронного архива в будущем.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
Крупнейший производитель стали, ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», является одним из лидеров черной металлургии в России и мировом рынке. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки бухгалтерских документов, но необходимо было внедрить более гибкое решение, которое позволяло бы изменять параметры работы системы без обращения к разработчику.
Дополнительными задачами были автоматизация обработки неструктурированных первичных бухгалтерских документов, например, счетов, и ускорение и упрощение процесса сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему.
Для решения этих задач было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволяет компании развивать систему силами собственных IT-специалистов и легко интегрировать ее в уже существующую систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture компания выполняет ежемесячно огромное количество работ по сканированию и распознаванию счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Продукты для интеллектуальной обработки данных, такие как ABBYY FlexiCapture, широко применяются в различных сферах бизнеса, особенно в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где автоматизированная обработка документации способствует повышению качества работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com