Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.
Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.
Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.
Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.
Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.
Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.
В любой компании процессы автоматизации должны учитывать уникальные бизнес-процессы. Так, системы организации закупок могут быть разными для разных офисов. Например, головной офис может использовать SAP, а его филиал – 1С ERP. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию закупок, необходимо настроить связи между системами, а также доработать их. Если же ограничиться локальными базами данных, то возникнут некоторые недостатки. К примеру, конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена, так как любые базы данных могут стать объектом киберпреступлений. Руководители будут также лишены возможности быстрого поиска информации, включая истории тендеров и отчеты по срокам и результатам, что может серьезно затормозить работу компании.
Кроме того, коммуникации с поставщиками будут проходить по e-mail и телефону, что существенно усложнит ведение истории, а также оставит компанию без доказательств в случае конфликта с партнерами. Также составление документов и писем потребует много времени, так как нет систематизированных шаблонов и типовых бумаг. Поэтому локальные базы данных подходят только для небольших компаний и могут оказаться неактуальными после расширения бизнеса.
На сегодняшний день существуют автоматизированные системы организации закупок, которые устраняют все перечисленные недостатки локальных баз данных. Они являются удобным и безопасным решением проблем, связанных с закупками товаров и услуг, и позволяют существенно повысить продуктивность работы компании.
Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.
Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.
После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.
Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.
Фото: freepik.com