Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Для более продуктивной работы компании необходимо эффективно организовать документооборот, управление бизнес-процессами и взаимодействие между работниками. Это становится особенно актуальным для крупных корпораций с множеством отделов, сотрудников и большим объемом данных. В эпоху цифровых технологий для улучшения внутрикорпоративного пространства используют специальное программное обеспечение. Одним из популярных решений является Microsoft SharePoint. Главная задача заключается в выборе подходящего продукта и оптимальном его использовании для достижения максимальной результативности работы.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, или просто SharePoint, представляет собой коллекцию программ от корпорации Microsoft, решающих целый комплекс задач. Его главная задача – создание комфортной среды для взаимодействия сотрудников предприятия, хранение информации и управление рабочими процессами.

Основные программные продукты, входящие в состав SharePoint:

• Microsoft SharePoint Foundation, ранее известный как Windows SharePoint Services, является клиентской программой, которая обладает базовыми возможностями настройки работы внутри предприятия. Ведение документооборота, хранение, обработка и поиск информации, планирование задач, разработка веб-форумов для делового общения – все это возможно с помощью SharePoint Foundation. Для больших компаний есть расширенные версии программного обеспечения с улучшенным функционалом – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server является серверным приложением, встраивающим в себя возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платное ПО, представленное в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server имеет большое количество функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики используют SharePoint Foundation в отрыве от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Но подобный портал скорее всего не будет полнофункциональным, поскольку SharePoint Foundation не предоставляет возможности, доступные в SharePoint Server, например, бизнес-аналитику, личный кабинет сотрудника и веб-формы.

Кроме основных программных продуктов, существуют и другие компоненты пакета Microsoft SharePoint, которые часто используются для разработки корпоративного ПО: Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – это HTML-редактор, используемый для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. Конструктор работает в визуальном режиме, поэтому пользователю не обязательно быть экспертом в HTML.
• Microsoft SharePoint Workspace является приложением, предоставляющим доступ к содержимому SharePoint в реальном времени. Пользователь может совершать операции с документами и данными практически из любой точки мира. Все обновления автоматически синхронизируются с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

Таким образом, Microsoft SharePoint – это платформа, которая позволяет создать интранет-сайт компании с широким функционалом и автоматизацией всех внутренних процессов, делая работу предприятия более продуктивной и удобной. Обычно под словом SharePoint подразумевают именно такой корпоративный портал.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Обратим внимание, что SharePoint не является непосредственно готовым решением, подходящим для любой компании. Процесс внедрения может растянуться на месяцы, так как его нужно приспосабливать под цели конкретной организации. Однако, SQL Server Development в своей статье подчеркивает, что это также является плюсом, поскольку в результате получится как раз то, что нужно компании. Но, очевидно, для малых компаний подобные задержки не всегда приемлемы.

Структура портала

Типовой структуры у MS SharePoint нет, так как она разрабатывается индивидуально в соответствии с требованиями и потребностями конкретной компании. В основном, портал состоит из главной страницы, которая является местом доступа к веб-узлам дочерних уровней. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

• Сайты. В SharePoint пользователи могут самостоятельно создавать веб-узлы разных типов: сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений (библиотеки данных, списки, форумы); вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи; блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования; шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как контроль рекламной кампании; рабочие области, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, планировать собрания, следить за их ходом и итогами.
• Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может включать несколько таких областей, как одноуровневых, так и разного уровня.
• Библиотеки документов являются одним из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации и размещается на веб-узле. Ее содержимое может включать, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Доступ к документам имеют все участники группы, которой принадлежит данный сайт.
• Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками и помещаются на сайтах групп. Они содержат все те данные, которые не относятся к категории документов: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности и срок. Все эти данные можно менять в процессе работы, а также добавлять заметки и примечания.

Веб-части. Эти особые компоненты структуры SharePoint выглядят как некие визуальные блоки, с помощью которых обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки по своей сути тоже являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Использование корпоративного портала MS SharePoint позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время сотрудников и материальные ресурсы. Некоторые результаты, которые можно получить с помощью корпоративного портала SharePoint:

• Сотрудники получают возможность работать совместно. Быстрый обмен информацией, новостями, ссылками и другими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов способствуют этому.
• Организация удобного доступа к корпоративной информации. Сотрудникам не нужно тратить время, чтобы найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы, контакты нужных людей.
• Структура

  Одним из самых популярных корпоративных портальных решений на рынке является MS SharePoint. Востребованность этой платформы обусловлена не только отношением потребителей к бренду Microsoft, но и ее объективными преимуществами.

  Среди неоспоримых плюсов MS SharePoint можно выделить высокое качество, присущее продуктам Microsoft, эффективное решение рабочих вопросов, исключительно широкий функционал, безграничные возможности настройки и расширения, приспосабливания под индивидуальные нужды компании, а также легкая интеграция с прочими продуктами Microsoft.

  Однако, как и любой продукт, SharePoint имеет и слабые стороны. Большое количество функций делают эту платформу сложной и "тяжелой", от пользователя требуются обширные и глубокие знания для ее освоения. Также установка SharePoint и последующее ее использование обходятся компаниям недешево из-за высокой стоимости лицензии и платных продуктов. Срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint может достигать полугода и более, что также является одним из недостатков.

  Компаниям, занятым в сегменте малого бизнеса, SharePoint может не подойти в связи со всеми вышеперечисленными причинами. Не станет лучшим выбором платформа и для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

  Кроме того, важно учитывать факторы корпоративной культуры и психологического климата в компании. Для успеха необходимы лояльность и доверие сотрудников, а они во многом зависят от того, насколько эффективно налажены процессы коммуникации в коллективе. В этом аспекте SharePoint уступает другим решениям, таким как корпоративные соцсети.

  Корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft — популярный выбор для многих крупных компаний благодаря разнообразию функций и большому количеству выполняемых рабочих задач. Однако, при всех преимуществах, использование SharePoint имеет и некоторые ограничения в плане доступности и стоимости, а также не решает полностью проблему коммуникации внутри компании.

  Фото: freepik.com